Βιβλίο αδειών
Ανδρέας Κ. Σακελλαριάδης
Λογιστής – Φοροτέχνης
ΒΙΒΛΙΟ ΑΔΕΙΩΝ
Υποχρέωση τήρησης Βιβλίου Αδειών έχουν όλες οι επιχειρήσεις που απασχολούν προσωπικό.
Σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/1945:
Δια να διευκολύνεται η πραγματική εφαρμογή του παρόντος νόμου, έκαστος εργοδότης οφείλει να εγγράφη εις ειδικόν βιβλίον, τηρούμενον κατά τας υποδείξεις του Υπουργού Εργασίας:
α΄) την ημερομηνία εισόδου εις την υπηρεσίαν του των παρ΄ αυτών απασχολουμένων μισθωτών και την χρονικήν διάρκειαν της αδείας, της οποίας έκαστος τούτου δικαιούται,
β΄) τας χρονολογίας, κατά τας οποίας εχορηγήθη εις έκαστον τούτον η άδεια και,
γ΄) τας αποδοχάς, αι οποίαι κατεβλήθησαν εις έκαστον μισθωτών, δια τον χρόνον της χορηγηθείσης εις αυτόν αδείας.
Το εν λόγω βιβλίον δέον να είναι εις την διάθεσιν των Επιθεωρητών και Εποπτών Εργασίας και των αρμοδίων Αστυνομικών οργάνων, των ασκούντων την εποπτείαν και τον έλεγχον της εφαρμογής του παρόντος.
Σύμφωνα με το άρθρο 6 του Ν.3762/2009 αντικαταστάθηκε η παράγραφος 3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/1945 και ισχύει από 15/05/2009 και μετά:
Έκαστος εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων.
Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη βιβλίο αδειών και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:
Αύξων αριθμός, ονοματεπώνυμο μισθωτών, ειδικότητα, ημερομηνία πρόσληψης, προϋπηρεσία, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, παρατηρήσεις, υπογραφή μισθωτού.
Τα ανωτέρω στοιχεία διατηρούνται από τον εργοδότη επί μία πενταετία και πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.) που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.
Τώρα σύμφωνα με την περίπτωση 2 της ΥΠΟΠΑΡΑΓΡΑΦΟΥ ΙΑ.5: ΑΠΛΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΜΕΙΩΣΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑΣ ΚΑΙ ΑΛΛΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ του πρώτου άρθρου του Ν.4254/2014 η παράγραφος 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945 όπως ισχύει, αντικαθίσταται ως εξής:
Κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων.
Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη « Βιβλίο αδειών » και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:
-Ονοματεπώνυμο μισθωτών,
-ημερομηνία πρόσληψης,
-αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας,
-χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας,
-αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας.
Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.
Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.
Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.
Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν. 3996/2011 (Α΄ 170) όπως ισχύει.
Συμπέρασμα με την νέα διάταξη το χρονικό όριο της πενταετίας που αναφέρεται στο άρθρο 6 του Ν.3762/2009 κατά το οποίο ο εργοδότης είχε την υποχρέωση διατηρήσεις απαλείφεται, όχι όμως και η υποχρέωση τα στοιχεία αυτά να βρίσκονται στην διάθεση του Σ.ΕΠ.Ε , όπως επίσης απαλείφεται και από τα στοιχεία που απαιτούντο ο αύξων αριθμός , η ειδικότητα, η προϋπηρεσία, οι παρατηρήσεις και η υπογραφή του μισθωτού.
Προστίθεται δε ότι οι αποδοχές αδείας καθώς και το επίδομα αδείας θα συμπληρώνονται στο σύνολο τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψεως της κανονικής αδείας και ότι ο εργοδότης θα υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος, σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης αυτής θα επιβάλλονται διοικητικές κυρώσεις σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν.3996/2011.
Πηγή: TAXHEAVEN
